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レンタルオフィスで気持ちよく仕事をするためのマナー

      2017/05/04

レンタルオフィスは、複数社で使う共有スペースだからこそマナーを意識しよう

レンタルオフィスには、たくさんの個人事業主や小規模企業が集まっています。個室オフィスを契約している人もいれば、フリーデスク契約の人もいますし、ビジネスラウンジだけを利用している人もいます。そのレンタルオフィスと個人それぞれの契約形態はさまざまでも、一つ共通しているのは共有スペースを利用するということでしょう。

共有スペースとは、給湯室やトイレのほか、ラウンジ、会議室、応接室、受付ロビー、共用の複合機やシュレッダーなどが置いてあるところです。レンタルオフィスによって呼び方は違うかもしれませんが、どこでもそのような共有スペースがありますよね。そのようなスペースを使うときには、きちんとマナーを守って、気持ちよく過ごしたいものです。

一匹狼の個人事業主・フリーランスでも、やはり挨拶はしておきましょう!

レンタルオフィスには個人事業主がたくさんいます。たった一人で仕事を取ってきて、自分が持っているスキルですべてを解決し、仕事を仕上げて納品する。いわば一匹狼といえる人たちかもしれません。

でも、同じレンタルオフィスに集まっているのなら、それも何かのご縁。やはり共有スペースで会ったときくらいは、挨拶をしておきたいものです。

個室オフィスの壁の向こうは自分とは関係ない!ブース席の仕切りの中だけが自分の居場所なんだから!なんて思わずに。声を出すのがためらわれるような雰囲気のエリアなら、会釈するだけでもいいと思います。

共有スペースに置いてある文具を、持ち出さない、ちらかさない!

共有スペースに文具を置いてあるレンタルオフィスは多いと思います。ホチキス、穴あけパンチ、定規、のり、消しゴム、はさみ、カッター、ボールペン、サインペン、蛍光ペン、修正液や修正テープなど。たいていは決められたところに置いてあり、レンタルオフィスのメンバーなら誰でも、いつでも自由に使えるようになっています。

各サイズの封筒や香典袋、乾電池、ゼムクリップ、筆記用具などを希望するメンバーに販売してくれるところもありますね。

「共有スペースの文具って毎日使うわけじゃないけど、たまに使う機会があると、すごくありがたく感じる」

こんな声はよく聞きます。

このようなサービスが成り立つのはレンタルオフィス側の努力ももちろんありますが、メンバーの方々が適切に使い、きちんと元の場所に戻してくださるからこそ、ですよね。

会議室・応接室・ラウンジはきれいに使いましょう!

会議室や応接室はほとんどのレンタルオフィスにありますが、これも、メンバーみんなで気持ちよく使いたいものです。デスクや椅子のレイアウトを自社の会議に合わせて変えることがあるかもしれませんが、退出時には必ず元に戻しておきましょう。また打合せで使った道具をうっかり置き忘れて、次の会議予約を入れていた他社の人に迷惑をかけてしまった、なんていう失敗にも気をつけたいものです。

喫煙は決められた場所で、周囲への配慮を忘れずに!

屋上やフリースペースの一角に、喫煙スペースを設置しているレンタルオフィスもあります。タバコをよく吸う人は、できればそのような喫煙スペースのあるレンタルオフィスを契約するのがおすすめです。もちろん健康面を考えれば喫煙しないほうが良いとは思いますが、なかなかタバコをやめられない、そのくらい楽しみたいという人も多いですよね。「吸いたくなったら近くのカフェの喫煙席に行くからいいや」なんて思っていても、毎日のこととなると予想以上に面倒なものです。面倒ならタバコをやめればいいだろうという考え方もありますが、それができれば苦労なし。やはり喫煙スペース付きのレンタルオフィスがいいですね。

ただし喫煙スペースであっても、周囲への配慮やマナーは忘れずに。灰皿もきれいに使いましょう。

情報管理は大切なビジネスマナー!

2005年(平成17年)5月に個人情報保護法が施行されてから、情報管理への意識は高くなっています。仕事をしていれば、個人情報はもちろん取引先の会社の情報や業界の情報など、さまざまな情報にふれますから、その扱いには注意が必要です。レンタルオフィスでは、むやみに他社のスペースに入ったり、共有スペースに資料などを置きっぱなしにすることがないように気をつけましょう。

雰囲気の良いレンタルオフィスはスタッフだけでなく、メンバーそれぞれのちょっとした努力と協力の積み重ねによるものです。マナーを守って気持ちよくお仕事をしましょう!

 - オフィス環境・生産性

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