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【バーチャルオフィス活用方法】住所貸しや郵便物・電話転送だけじゃない!企業が有効利用する例も

      2017/11/04

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バーチャルオフィス活用法。あなたのニーズを満たしてくれるかも?

「オフィスとしての実際のスペースは必要ないけれど、仕事用の住所や電話番号だけは欲しい。」

そんなニーズを満たしてくれるのが、独立起業するタイミングなどで利用される事も多い「バーチャルオフィス」。

取引先から郵便物が送られてくれば、指定した住所に転送してもらえます。また直接取りに行ったり、専用ポストで保管してもらったり、宅配便が届いた場合は受付スタッフが代わりに受け取ってくれたりするところもあります。

バーチャルオフィスで契約した住所は登記やHP、名刺等で「自社の住所」として利用でき、法人での銀行口座開設もできる場合が多いです。

また固定の電話番号が必要な方は、固定電話番号を付与してもらい自分の携帯に転送してもらったり、電話秘書代行サービスなどに入っていれば、受付スタッフが代わりに対応してくれるので忙しい方などは使い勝手も良いです。

このようにバーチャルオフィスは大変便利なサービス形態で、自宅で仕事をしている個人事業主などに、よく使われています。
>>(参考記事)【バーチャルオフィスってどんなサービス?】青山のバーチャルオフィス/住所貸し、登記可、会議室

しかしバーチャルオフィスは、起業する人だけが利用するサービスと思われがちです。確かに登記目的で利用される方は多いので個人で申し込んで登記後に法人での契約に変更というのはよくあるケースですが、実は起業とは関係なく使われている例もあります。また最近では、企業がバーチャルオフィスを活用するケースも増えているのです。

そのような「住所プラスときどきスペースも使う」というバーチャルオフィス活用例を、いくつかご紹介します。

取引先が普段の仕事場から離れたところにある、という場合にバーチャルオフィスはおすすめ!

たとえば東京で仕事をしている会社員や個人事業主の方が、他の地域にある取引先をたびたび訪問するケース。

電話やメールなどで話を進めていても、実際に顔を合わせて説明したり相談を受ける必要が生じることがあるでしょう。そんなとき、長い距離を移動した後ですぐに取引先に行くのでは、少しせわしないかも。

バーチャルオフィス(レンタルオフィス)に立ち寄って、無料で飲めるコーヒーでも片手に一呼吸おいてから向かうことができれば、心に余裕が持てます。休憩だけならカフェでもできますが、落ち着ける場所で静かに資料を見直したり身なりを整えるには、レンタルオフィスのほうが適しています。(※バーチャルオフィスの中にはワークスペースが使えるところも)

また取引先の近くにバーチャルオフィスを契約しておけば、拠点が同じエリア内にあるということで取引先からの見え方もアップするかもしれません。また客様向けの説明資料やサンプル商品などをあらかじめバーチャルオフィスに送っておけば、移動する際の荷物が少なくなり負担を減らすことができるのです。

たまには作業場所や会議室を使いたい、という場合にもバーチャルオフィスはおすすめ!

最近ではバーチャルオフィス契約のメンバーでも、フリースペースや会議室を使えるレンタルオフィスがあります。
外資系大手の「リージャス」などもそうですね。

「普段は自宅で仕事をしているからオフィスはいらいない」という人も、たまには自宅と別の作業場所が欲しくなることもあるのではないでしょうか。また取引先やお客様と直接会って話す必要があるときに、自宅に招くのは抵抗がある人も多いと思います。

そんなときにはバーチャルオフィスの会議室を予約しておけば、きちんとした会議室や応接室で対応できます。お客様の来訪時も受付スタッフが会議室まで案内してくれるので、安心。印象も良く、信用度も上がるはずです。

>>(参考)オフィスや会議室利用も可能なバーチャルオフィス

特定地域で新規顧客の獲得チャンスを広げたい、という場合にもバーチャルオフィスはおすすめ!

インターネットで業者を探して発注するということが、当たり前に行われている時代。郵便や宅配サービスがしっかり機能している日本では、会社の所在地がどこであっても問題はないかもしれません。

しかし、「できるだけ近くの、地元の業者に頼みたい」と思うお客様だっているはずです。そのようなお客様を逃さず新規顧客の獲得チャンスを広げるために、バーチャルオフィスを活用することもできます。ホームページに「○○営業所」などとして所在地を載せられますし、お客様とオフィスで打ち合わせるときは会議室を使えばいいのですから。

バーチャルオフィスはオフィス住所を貸りるだけのサービスではないことが、おわかりいただけましたでしょうか。「住所プラスときどきスペースも使える」バーチャルオフィスをぜひ有効に活用して、ビジネスを円滑に進めてください!

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